Whistleblowing

1.0 – ZWECK DES DOKUMENTS

Das Gesetzesdekret Nr. 24 vom 10. März 2023 – Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 über den Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, und über den Schutz von Personen, die Verstöße gegen nationale Rechtsvorschriften melden (nachfolgend „Dekret“) – zielt darauf ab, den Rechtsschutz von Personen zu stärken, die bestimmte Verhaltensweisen, Handlungen oder Unterlassungen melden, die die Interessen und/oder die Integrität des privaten Unternehmens, dem sie angehören und von dem sie im Rahmen ihrer Tätigkeit Kenntnis erlangt haben, beeinträchtigen.
AKU ITALIA SRL (nachfolgend auch „das Unternehmen“) stellt hiermit gemäß Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe e) des Dekrets interessierten Parteien Informationen über den Kanal, das Verfahren und die Anforderungen für die Einreichung interner Berichte sowie über den Kanal, die Verfahren und die Anforderungen für die Einreichung externer Berichte zur Verfügung.
Um maximale Sichtbarkeit und Bekanntheit zu gewährleisten, wird dieses Dokument in einem eigens dafür vorgesehenen Bereich der Website von AKU ITALIA SRL veröffentlicht und in einem entsprechenden Hinweis auf der Website von AKU ITALIA SRL explizit darauf hingewiesen; das Unternehmen behält sich das Recht vor, jeden Teil dieses Hinweises jederzeit zu ändern, zu modifizieren, hinzuzufügen oder zu entfernen.


2.0 – BEDIENUNGSANLEITUNG

2.1 – WER KANN EINE MELDUNG ERSTELLEN (INTERN ODER EXTERN)?

Eine meldepflichtige Person ist eine natürliche Person, die eine Meldung (gegebenenfalls intern oder extern) über einen Verstoß gegen das Dekret abgeben kann, der einer der folgenden Kategorien angehört:
a. untergeordnete Arbeitnehmer, einschließlich derjenigen, deren Beschäftigungsverhältnisse durch das Gesetzesdekret 81/2015 (befristete Beschäftigung) und Art. 54-bis DL 50/2017 (gelegentliche Beschäftigung) geregelt sind;
b. Selbstständige Arbeitnehmer, die bei Unternehmen des privaten Sektors beschäftigt sind, einschließlich derjenigen, die in Kapitel I des Gesetzes 81/2017 aufgeführt sind (Selbstständigkeitsverhältnisse gemäß Titel III des Buches V des Bürgerlichen Gesetzbuches, einschließlich Selbstständigkeitsverhältnisse, die besonderen Regelungen gemäß Artikel 2222 des Bürgerlichen Gesetzbuches unterliegen) und derjenigen in einem Kooperationsverhältnis gemäß Artikel 409 der Zivilprozessordnung (Agentur-, Handelsvertretungs- und andere Kooperationsverhältnisse, die zu einer kontinuierlichen und koordinierten Erbringung von überwiegend persönlicher Arbeit führen) und Artikel 2 des Gesetzesdekrets 81/2015 (vom Auftraggeber organisierte Kooperationen);
c. Arbeitnehmer oder Mitarbeiter, die Arbeiten für Unternehmen des privaten Sektors ausführen, die Waren oder Dienstleistungen liefern oder Arbeiten für Dritte ausführen;
d. Freiberufler und Berater, die für Unternehmen des privaten Sektors arbeiten;
e. Freiwillige und Praktikanten, bezahlt und unbezahlt, die für Unternehmen des privaten Sektors arbeiten;
f. Aktionäre und Personen mit administrativen, leitenden, kontrollierenden, aufsichtsführenden oder repräsentativen Funktionen (auch wenn diese nur faktisch bestehen) in Unternehmen des privaten Sektors.

2.2 – WELCHE VERSTÖSSE KÖNNEN INTERNE MELDEGEGENSTAND SEIN?

Eine interne Meldung kann erfolgen, wenn ein Verhalten, eine Handlung oder eine Unterlassung die Interessen und/oder die Integrität von AKU ITALIA SRL beeinträchtigt, von der die meldende Person im Rahmen ihrer Tätigkeit Kenntnis erlangt und die Folgendes umfasst:
a. Verstöße gegen im Anhang des Dekrets aufgeführte Rechtsakte der Europäischen Union oder nationaler Rechtsakte in Bezug auf: öffentliches Beschaffungswesen; Finanzdienstleistungen, -produkte und -märkte; und die Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung; Produktsicherheit und -konformität; Transportsicherheit; Umweltschutz; Strahlenschutz und nukleare Sicherheit; Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit sowie Tiergesundheit und Tierschutz; öffentliche Gesundheit; Verbraucherschutz; Datenschutz und Schutz personenbezogener Daten; und Netzwerk- und Informationssystemsicherheit;
b. Verstöße gegen nationale Rechtsakte zur Umsetzung von Rechtsakten der Europäischen Union, die nicht im Anhang des Dekrets aufgeführt sind, aber die gleichen Sektoren wie oben betreffen;
c. Handlungen oder Unterlassungen, die die finanziellen Interessen der Europäischen Union im Sinne von Artikel 375 AEUV, wie sie in Verordnungen, Richtlinien, Beschlüssen, Empfehlungen und Stellungnahmen der Europäischen Union definiert sind, beeinträchtigen (z. B. Betrug, Korruption oder jede andere rechtswidrige Tätigkeit im Zusammenhang mit Ausgaben der Union);
d. Handlungen oder Unterlassungen, die den freien Verkehr von Waren, Personen, Dienstleistungen und Kapital innerhalb des Binnenmarktes beeinträchtigen, einschließlich Verstößen gegen Rechtsakte der Europäischen Union über Wettbewerb, staatliche Beihilfen und Unternehmensbesteuerung;
e. Handlungen oder Verhaltensweisen, die den Zweck der Bestimmungen von Rechtsakten der Europäischen Union in den oben genannten Sektoren vereiteln (z. B. die Anwendung missbräuchlicher Praktiken, die den fairen Wettbewerb auf dem Binnenmarkt untergraben).
Die intern gemeldeten Informationen können sich sowohl auf begangene Verstöße als auch auf noch nicht begangene Verstöße beziehen, von denen die meldende Person jedoch aufgrund konkreter Anhaltspunkte vernünftigerweise annehmen kann, dass sie begangen werden könnten.
Interne Meldungen können auch Informationen über Verhaltensweisen enthalten, die darauf abzielen, Verstöße zu verschleiern.

Folgende Sachverhalte sind jedoch gemäß dem Dekret nicht der internen Meldepflicht unterworfen:
- Streitigkeiten, Ansprüche oder Anfragen, die ein persönliches Interesse der meldenden Person betreffen und sich ausschließlich auf deren individuelle Beschäftigungsverhältnisse beziehen oder die ihren Beschäftigungsverhältnissen mit hierarchisch übergeordneten Personen inhärent sind;
- Meldungen über Verstöße, die bereits durch Rechtsakte der Europäischen Union oder nationale Rechtsakte gemäß Teil II des Anhangs zum Dekret oder durch nationale Rechtsakte zur Umsetzung der Rechtsakte der Europäischen Union gemäß Teil II des Anhangs zur Richtlinie (EU) 2019/1937 zwingend geregelt sind, auch wenn sie nicht in Teil II des Anhangs zum Dekret aufgeführt sind;
- Meldungen über Verstöße gegen die nationale Sicherheit sowie über Beschaffungsvorgänge im Zusammenhang mit Verteidigungs- oder nationalen Sicherheitsaspekten, es sei denn, diese Aspekte sind durch die einschlägigen untergeordneten Rechtsvorschriften der Europäischen Union abgedeckt.


2.3 – WANN KANN EIN INTERNER BERICHT ERSTELLT WERDEN?

Meldepflichtige Personen können eine interne Meldung erstatten:
- wenn die Rechtsbeziehung mit AKU ITALIA SRL noch nicht begonnen hat, wenn die Kenntnis von den Verstößen während des Auswahlverfahrens oder in anderen vorvertraglichen Phasen erlangt wurde;
- während der Probezeit;
- im Laufe der rechtlichen Beziehung mit AKU ITALIA SRL;
- nach Beendigung der Rechtsbeziehung mit AKU ITALIA SRL, sofern die Kenntnis von den Verstößen während der Rechtsbeziehung selbst erlangt wurde.

2.4 – WER IST FÜR DAS INTERNE BERICHTERSTATTUNGSVERFAHREN VERWALTET UND WIE KANN ES DURCHGEFÜHRT WERDEN?

Die AKU ITALIA SRL hat die Verantwortung für das interne Berichtswesen und die dazugehörigen Verfahren dem Reporting Manager, Rechtsanwalt Luca Bandiera, übertragen. Dieser ist als unabhängige Person für den Empfang und die Prüfung der Berichte zuständig. Die Verwaltung des Berichtswesens wurde somit einem unabhängigen, erfahrenen externen Dienstleister anvertraut.

Die für die Verwaltung des internen Berichtswegs zuständige Person:

a) Der meldende Person ist innerhalb von sieben Tagen nach Eingang der Meldung eine Empfangsbestätigung zuzustellen. Die Bestätigung wird an die von der meldenden Person in der Meldung angegebene Adresse gesendet. Wird keine Adresse angegeben, kann keine Bestätigung ausgestellt werden.
b) führt Gespräche mit der meldenden Person und kann gegebenenfalls Ergänzungen von dieser anfordern;
c) geht eingehenden Meldungen gewissenhaft nach, führt die notwendigen Untersuchungen durch, sammelt beispielsweise Dokumente und Informationen und wahrt dabei stets die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers. Wenn sich die Meldung als begründet erweist, werden die zuständigen Abteilungen des Unternehmens über das Ergebnis informiert. Andernfalls wird sie archiviert.
d) gibt innerhalb von drei Monaten nach dem Datum der Empfangsbestätigung eine Rückmeldung zu dem Bericht oder, falls keine Empfangsbestätigung erfolgt, innerhalb von drei Monaten nach Ablauf der siebentägigen Frist ab Einreichung des Berichts.

Interne Meldewege und interne Meldeverfahren der AKU ITALIA SRL
Berichte können auf folgende Weise erstellt werden:

- indem der Berichtsmanager unter der Nummer 328/9165275 angerufen wird, um ein Telefonat, eine Videokonferenz oder ein persönliches Treffen zu vereinbaren, um den Gegenstand des Berichts mündlich mitzuteilen. Das Gespräch wird mit Zustimmung des Berichtsinhabers aufgezeichnet oder es wird ein Bericht erstellt.
- Per Einschreiben mit Rückschein, wobei der Bericht in zwei verschlossenen Umschlägen zu verfassen ist. Der erste Umschlag sollte die Identifikationsdaten und Kontaktdaten der meldenden Person sowie ein Ausweisdokument enthalten. Der zweite Umschlag sollte den Betreff des Berichts enthalten. Beide Umschläge sind anschließend in einen dritten Umschlag zu legen, der außen mit „Reserviert für den meldenden Geschäftsführer von Aku Italia srl“ gekennzeichnet und an folgende Adresse adressiert ist: Luca Bandiera, Rechtsanwalt, Via Giacomo Camillo De Carlo, 3, 31100 Treviso.

Sämtliche Unterlagen, die sich auf die gemeldeten Fakten beziehen, sowie die Ergebnisse bereits durchgeführter Untersuchungen müssen dem Berichtsmanager zur Bewertung vorgelegt werden.

Falls der Bericht irrtümlich an eine nicht zum Empfang berechtigte Person übermittelt/von dieser empfangen wurde und es sich offensichtlich um einen Hinweisgeberbericht handelt, ist die nicht berechtigte Person verpflichtet, dem für den Bericht zuständigen Manager unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von sieben (7) Tagen nach Erhalt, einen Nachweis über den Empfang vorzulegen und gleichzeitig den Meldenden über diese Übermittlung zu informieren. Die in dieser Richtlinie festgelegten Vertraulichkeitsverpflichtungen gelten unbeschadet auch für den Meldenden (und die sich daraus ergebende Haftung im Falle eines Verstoßes).

Anonyme Meldungen können nur dann für weitere Untersuchungen zur Überprüfung der gemeldeten Fakten berücksichtigt werden, wenn sie präzise, ​​schlüssig und ausreichend detailliert sind. Die Schutzmaßnahmen für Hinweisgeber greifen jedoch nur, wenn die meldende Person später identifiziert wird und Vergeltungsmaßnahmen erlitten hat.

Der Bericht muss nicht nur zeitnah, sondern auch so vollständig wie möglich sein und vorzugsweise die folgenden Elemente enthalten:

- persönliche Daten der Person, die den Bericht erstattet, sowie eine Adresse, an die weitere Aktualisierungen übermittelt werden sollen;
- eine klare und vollständige Beschreibung der berichteten Fakten;
- sofern bekannt, die Umstände von Zeit und Ort, unter denen die gemeldeten Taten begangen wurden;
- sofern bekannt, die persönlichen Daten oder sonstige Informationen, die die Identifizierung der Person(en) ermöglichen, die die gemeldeten Ereignisse begangen haben;
- jegliche Hinweise auf andere Personen, die über die gemeldeten Fakten berichten können;
- jegliche Hinweise auf Dokumente, die die Gültigkeit dieser Tatsachen bestätigen können;
- alle weiteren Informationen, die eine nützliche Bestätigung für die Existenz der gemeldeten Tatsachen liefern können.

2.5 – WELCHE SCHUTZMASSNAHMEN GIBT ES FÜR DIE MELDENDE PERSON?

Das Dekret schützt in erster Linie die Vertraulichkeit der meldenden Person. Das Gesetz sieht vor, dass Meldungen nur im erforderlichen Umfang zur ordnungsgemäßen Bearbeitung verwendet werden dürfen und dass die Identität der meldenden Person sowie alle anderen Informationen, die diese Identität direkt oder indirekt offenbaren könnten, ohne deren ausdrückliche Einwilligung nicht an Dritte weitergegeben werden dürfen. Ausgenommen hiervon sind Personen, die für den Empfang und die Bearbeitung von Meldungen zuständig und ausdrücklich zur Verarbeitung dieser Daten befugt sind. Das Unternehmen ist außerdem verpflichtet, die Identität der beteiligten und in der Meldung genannten Personen bis zum Abschluss des aufgrund der Meldung eingeleiteten Verfahrens zu schützen.

Darüber hinaus sieht die Verordnung vor, dass der Meldende aufgrund seiner Meldung keine Vergeltungsmaßnahmen seitens des Unternehmens befürchten muss. Dies umfasst „jedes Verhalten, jede Handlung oder Unterlassung, auch wenn sie versucht oder angedroht wurde, die aufgrund der Meldung erfolgt […] und der meldenden Person direkt oder indirekt ungerechtfertigten Schaden zufügt oder zufügen kann“ (z. B. Entlassung, Degradierung usw.). Der Meldende kann der ANAC (Nationale Antikorruptionsbehörde) auch jede Vergeltungsmaßnahme melden, die er aufgrund seiner Meldung erlitten hat.

Drittens sind Haftungsbeschränkungen zugunsten der meldepflichtigen Person vorgesehen, insbesondere:

a. darf nicht bestraft werden, wenn er oder sie Informationen über Verstöße gegen die Geheimhaltungspflicht oder gegen den Schutz des Urheberrechts oder personenbezogener Daten oder Informationen über Verstöße, die den Ruf der betroffenen Person schädigen, offenlegt oder verbreitet, sofern zum Zeitpunkt der Offenlegung oder Verbreitung vernünftige Gründe für die Annahme bestanden, dass die Offenlegung oder Verbreitung der Informationen notwendig war, um den Verstoß aufzudecken;
b. übernimmt keine Haftung für die Beschaffung von Informationen über Verstöße oder für den Zugang zu diesen Informationen, es sei denn, die Handlung stellt eine Straftat dar;
c. übernimmt keine Haftung für Handlungen, Unterlassungen oder sonstige Handlungen, sofern diese mit dem Bericht in Zusammenhang stehen und unbedingt notwendig sind, um den Verstoß aufzudecken.

Um jedoch von den genannten Schutzmaßnahmen profitieren zu können, müssen beide Bedingungen erfüllt sein:
a. zum Zeitpunkt der Meldung hatte die meldende Person hinreichenden Grund zu der Annahme, dass die Informationen über die gemeldeten Verstöße wahr waren und in den objektiven Anwendungsbereich des Dekrets fielen (siehe Punkt 2.2 oben);
b. Der Bericht wurde unter Verwendung der vorgesehenen Meldewege und in Übereinstimmung mit den entsprechenden Verfahren erstellt.
Die gewährten Schutzmaßnahmen sind nicht gewährleistet, wenn die meldende Person – auch erstinstanzlich – wegen Verleumdung oder übler Nachrede strafrechtlich oder wegen vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Falschaussage zivilrechtlich haftbar gemacht wird. In diesen Fällen kann das Unternehmen gemäß dem Disziplinarsystem des geltenden nationalen Tarifvertrags auch Disziplinarmaßnahmen gegen die meldende Person ergreifen.
Es wird betont, dass die vorgenannten Schutzmaßnahmen neben den meldenden Personen auch für die folgenden Personen gelten, die aufgrund ihrer Rolle im Meldeprozess und/oder ihrer besonderen Beziehung zur meldenden Person auch indirekt Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt sein könnten:
- der/die Vermittler/in, d. h. die natürliche Person, die eine meldepflichtige Person im Meldeprozess unterstützt, im selben Arbeitskontext tätig ist und deren Unterstützung vertraulich zu behandeln ist (nachfolgend „Vermittler/in“);
- Personen aus demselben Arbeitsumfeld, die mit der meldenden Person durch eine stabile emotionale oder verwandtschaftliche Beziehung bis zum vierten Grad verbunden sind;
- Arbeitskollegen, die eine regelmäßige und fortlaufende Beziehung zur meldenden Person haben;
- Unternehmen, die sich im Besitz der meldepflichtigen Person befinden oder für die diese Person arbeitet, sowie Unternehmen, die im gleichen Arbeitskontext wie diese Person tätig sind.

2.6 – WELCHE VERSTÖSSE KÖNNEN URTEIL EINER EXTERNEN MELDUNG GELTEN?

Eine externe Meldung kann erfolgen, sofern die in Punkt 2.7 genannten Bedingungen erfüllt sind, wenn ein Verhalten, eine Handlung oder eine Unterlassung vorliegt, die die Interessen und/oder die Integrität von AKU ITALIA SRL beeinträchtigt und von der die meldende Person im Rahmen ihrer Tätigkeit Kenntnis erlangt.
a. Verstöße gegen Rechtsakte der Europäischen Union oder nationale Rechtsakte, die im Anhang des Dekrets aufgeführt sind, in Bezug auf: öffentliches Beschaffungswesen; Finanzdienstleistungen, -produkte und -märkte sowie die Verhinderung von Geldwäsche und der Finanzierung von Straftaten
Terrorismus; Produktsicherheit und Konformität; Transportsicherheit; Umweltschutz; Strahlenschutz und nukleare Sicherheit; Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit sowie Tiergesundheit und Tierschutz; öffentliche Gesundheit; Verbraucherschutz; Datenschutz und Datensicherheit; und Netzwerk- und Informationssystemsicherheit;
b. Verstöße gegen nationale Rechtsakte, die Rechtsakte der Europäischen Union umsetzen, die nicht im Anhang des Dekrets aufgeführt sind, aber die gleichen Sektoren wie oben betreffen;
c. Handlungen oder Unterlassungen, die die finanziellen Interessen der Europäischen Union im Sinne von Artikel 375 AEUV, wie sie in den Verordnungen, Richtlinien, Beschlüssen, Empfehlungen und Stellungnahmen der Europäischen Union definiert sind, beeinträchtigen;
d. Handlungen oder Unterlassungen, die den freien Verkehr von Waren, Personen, Dienstleistungen und Kapital innerhalb des Binnenmarktes beeinträchtigen, einschließlich Verstößen gegen Rechtsakte der Europäischen Union über Wettbewerb, staatliche Beihilfen und Unternehmensbesteuerung;
e. Handlungen oder Verhaltensweisen, die den Zweck der Bestimmungen des Rechts der Europäischen Union in den oben genannten Sektoren vereiteln.

2.7 – WIE UND WANN KANN EIN EXTERNER BERICHT ERSTELLT WERDEN?
Externe Meldungen dürfen nur an die ANAC unter Verwendung der von dieser festgelegten Meldekanäle und der in den „Leitlinien zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen Unionsrecht melden, und zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen nationale Rechtsvorschriften melden – Verfahren für die Einreichung und Verwaltung externer Meldungen“ festgelegten spezifischen Verfahren übermittelt werden, die auf der ANAC-Website verfügbar sind: www.anticorruzione.it.

Ein externer Bericht kann ausschließlich in diesen (alternativen) Fällen erstellt werden:
a. die obligatorische Aktivierung des internen Meldekanals ist im Arbeitskontext der meldepflichtigen Person nicht vorgesehen, oder dieser ist, selbst wenn er obligatorisch ist, nicht aktiv oder, selbst wenn er aktiviert ist, entspricht nicht den Bestimmungen des Dekrets;
b. Die meldende Person hat bereits eine interne Meldung erstattet, die jedoch nicht weiterverfolgt wurde;
c. die meldende Person hat begründeten Anlass zu der Annahme, dass eine interne Meldung nicht effektiv weiterverfolgt würde oder dass die Meldung selbst die Gefahr von Vergeltungsmaßnahmen nach sich ziehen könnte;
d. die meldende Person hat hinreichenden Grund zu der Annahme, dass der Verstoß eine unmittelbare oder offenkundige Gefahr für das öffentliche Interesse darstellen könnte.

3.0 – VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN – DATENSCHUTZRICHTLINIE

Jegliche Verarbeitung personenbezogener Daten von Personen, die an internen Meldungen beteiligt sind (wie z. B. Meldepflichtige, Koordinatoren, Berichtsmanager und natürliche Personen, die in der internen Meldung als Personen genannt werden, denen der gemeldete Verstoß zuzurechnen ist oder die in irgendeiner Weise an dem gemeldeten Verstoß beteiligt sind), erfolgt durch AKU ITALIA SRL als Datenverantwortlichen gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 (nachfolgend „Verordnung“), dem Gesetzesdekret Nr. 196 vom 30. Juni 2003 (nachfolgend „Datenschutzgesetz“) und den anwendbaren Datenschutzgesetzen, insbesondere unter Einhaltung der in den Artikeln 5 und 25 der Verordnung festgelegten Grundsätze.
VERARBEITETE PERSONENBEZOGENE DATEN
Konkret können die personenbezogenen Daten der meldenden Person und/oder die von ihr bereitgestellten Daten zu anderen an der internen Meldung beteiligten Personen, wie z. B. allgemeine personenbezogene Daten, personenbezogene Daten besonderer Kategorien (Artikel 9 der Verordnung) und, im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen, personenbezogene Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten (Artikel 10 der Verordnung), mithilfe automatisierter Verfahren oder, falls zutreffend, in Papierform von den für den Empfang oder die Weiterverfolgung interner Meldungen zuständigen Personen verarbeitet werden, die von AKU ITALIA SRL gemäß Artikel 29 und 32 Absatz 4 der Verordnung und Artikel 2-4terdecies des Datenschutzgesetzes ausdrücklich zur Verarbeitung dieser Daten ermächtigt/beauftragt wurden. Es versteht sich von selbst, dass personenbezogene Daten, die für die Bearbeitung eines bestimmten internen Berichts offensichtlich nicht nützlich sind, von AKU ITALIA SRL nicht erhoben werden oder, falls sie versehentlich erhoben werden, unverzüglich gelöscht werden.
Beispielsweise können folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:
• personenbezogene Daten der meldenden Person (z. B. Name, Nachname);
• berufliche Daten der meldepflichtigen Person (z. B. Funktion im Unternehmen);
• alle Informationen über die gemeldete Person oder andere interessierte Parteien, die die meldende Person in dem Bericht angeben möchte, um diesen besser in den Kontext zu setzen;
• die Informationen, die die gemeldete Person oder andere interessierte Parteien im Zusammenhang mit der Bearbeitung der Meldung mitteilen.

Bitte beachten Sie, dass im Falle einer anonymen Meldung keine Daten der meldenden Person verarbeitet werden.

ZWECK UND RECHTSGRUNDLAGE DER VERARBEITUNG
Die vorgenannten Daten werden ausschließlich zum Zweck des Empfangs und der Verwaltung interner Meldungen sowie für alle anderen notwendigen Tätigkeiten (z. B. das Sammeln nützlicher Informationen zur Überprüfung der Richtigkeit des gemeldeten Sachverhalts) verarbeitet, in Übereinstimmung mit und innerhalb der Grenzen der in Gesetzesdekret 24/2023 festgelegten Verpflichtungen, welches die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung darstellt.
Die Angabe Ihrer persönlichen Daten ist daher zwingend erforderlich; andernfalls ist die Bearbeitung Ihres internen Berichts unmöglich.
Die meldende Person kann in folgenden Fällen um eine gesonderte Einwilligung gebeten werden:
• gemäß Art. 12 Absatz 2 des Dekrets den Manager zu ermächtigen, seine Identität und alle anderen Informationen, aus denen sich diese Identität direkt oder indirekt ableiten lässt, anderen Parteien als dem Manager selbst ausschließlich zum Zweck der Bearbeitung des Berichts mitzuteilen;
• gemäß Art. 14 Absatz 4 des Dekrets, wenn der Bericht mündlich während eines Gesprächs mit dem Geschäftsführer erfolgt, ist er zu Dokumentationszwecken durch Aufzeichnung auf einem geeigneten Speicher- und Abhörgerät oder mittels eines schriftlichen Berichts festzuhalten.
Ferner kann gemäß Artikel 12 Absatz 5 die meldende Person um ihre ausdrückliche Zustimmung zur Offenlegung ihrer Identität zum Zwecke der Verwendung des Berichts in einem Disziplinarverfahren gebeten werden, wenn die Beschwerde ganz oder teilweise auf dem Bericht beruht und die Kenntnis der Identität der meldenden Person für die Verteidigung der Person, gegen die der Disziplinarvorwurf erhoben wurde, unerlässlich ist.

BEHANDLUNGSMETHODEN

Zur Verwaltung von Meldungen hat AKU ITALIA SRL technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, die unabhängig vom verwendeten Kanal den Schutz und die Vertraulichkeit der meldenden Person, der an der Meldung beteiligten Personen sowie des Inhalts der Meldung und der zugehörigen Dokumentation gewährleisten.
Personenbezogene Daten, die für die Bearbeitung einer konkreten Beschwerde eindeutig nicht nützlich sind, werden, falls sie versehentlich erhoben wurden, gelöscht, sobald ihre Relevanz ausgeschlossen werden konnte.

DATENKOMMUNIKATION
In Übereinstimmung mit dem oben genannten Verfahren werden die in internen Berichten übermittelten personenbezogenen Daten ausschließlich vom Verantwortlichen verarbeitet und nicht an Dritte weitergegeben, mit Ausnahme des Zugriffs durch den Anbieter des internen Meldekanals, der gemäß Artikel 28 der Verordnung als Datenverantwortlicher fungiert, und der Weitergabe an die zuständigen Verwaltungs- oder Justizbehörden in Übereinstimmung mit den geltenden Rechtsvorschriften.
Wie oben bereits erwähnt, dürfen die Identität und alle anderen Informationen, aus denen sich diese Identität direkt oder indirekt ableiten lässt, nur mit ausdrücklicher Zustimmung der meldepflichtigen Person an andere Personen als die oben genannten sachkundigen Personen weitergegeben werden.
Personenbezogene Daten, die intern gemeldet werden, werden, sofern nicht gesetzlich anders vorgeschrieben, nicht an Drittländer außerhalb der Europäischen Union weitergegeben oder übermittelt.

Aufbewahrungsfrist
Personenbezogene Daten, die in internen Berichten und zugehörigen Dokumenten übermittelt werden, werden gemäß Artikel 12 des Dekrets und dem in Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe e) der Verordnung festgelegten Grundsatz für die Dauer der Bearbeitung des internen Berichts und in jedem Fall nicht länger als fünf (5) Jahre ab dem Datum der Mitteilung des endgültigen Ergebnisses des Berichtsverfahrens aufbewahrt. Es versteht sich, dass personenbezogene Daten, die offensichtlich nicht für die Bearbeitung eines bestimmten internen Berichts erforderlich sind, von AKU ITALIA SRL nicht erhoben oder, falls sie versehentlich erhoben wurden, unverzüglich gelöscht werden.
RECHTE
Personen, die an der internen Berichterstattung beteiligt sind, können als betroffene Personen die in den Artikeln 15 bis 22 genannten Rechte ausüben, indem sie sich schriftlich an info@aku.it wenden, im Rahmen der Bestimmungen von Artikel 2-undecies des Datenschutzgesetzes und der Verordnung:
Auskunftsrecht: Dies ist das Recht, eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden, und falls ja, eine Kopie der verarbeiteten personenbezogenen Daten sowie folgende Informationen zu erhalten: die Zwecke der Verarbeitung, die Kategorien der verarbeiteten Daten, die Empfänger der Daten, die Speicherdauer der Daten, die Quelle der Daten, die in der DSGVO vorgesehenen Rechte und das Vorhandensein einer automatisierten Entscheidungsfindung.
Recht auf Berichtigung: das Recht, die Berichtigung oder Aktualisierung der sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen;
Recht auf Löschung: das Recht, die Löschung der sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen;
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Dies ist das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten in einem der folgenden Fälle zu verlangen: i) die betroffene Person hat die Richtigkeit der personenbezogenen Daten bestritten; ii) die Verarbeitung ist unrechtmäßig, und die betroffene Person hat die Einschränkung ihrer Nutzung verlangt; iii) die personenbezogenen Daten werden von der betroffenen Person zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt;
Widerspruchsrecht: Das Recht, der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten zu widersprechen;
Recht auf Widerruf der Einwilligung: Dies ist das Recht, die Einwilligung zur Verarbeitung jederzeit hinsichtlich der darauf beruhenden Verarbeitung zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung beeinträchtigt wird;
Recht auf Datenübertragbarkeit: Dies ist das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und deren Übermittlung an einen anderen Empfänger zu verlangen.

Darüber hinaus haben die betroffenen Parteien das Recht, Widerspruch einzulegen, wenn sie der Ansicht sind, dass ihre Daten unter Verstoß gegen die Verordnung verarbeitet werden.
Das Recht, eine Beschwerde bei einer für den Datenschutz zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen. Kontaktdaten des Verantwortlichen und des Datenschutzbeauftragten.
Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten erhalten Sie bei AKU ITALIA SRL per E-Mail an info@aku.it.

Interne Meldewege und interne Meldeverfahren der AKU ITALIA SRL
Berichte können auf folgende Weise erstellt werden:
- indem der Berichtsmanager unter der Nummer 328/9165275 angerufen wird, um ein Telefonat, eine Videokonferenz oder ein persönliches Treffen zu vereinbaren, um den Gegenstand des Berichts mündlich mitzuteilen. Das Gespräch wird mit Zustimmung des Berichtsinhabers aufgezeichnet oder es wird ein Bericht erstellt.
- Per Einschreiben mit Rückschein, wobei der Bericht in zwei verschlossenen Umschlägen zu verfassen ist. Der erste Umschlag sollte die Identifikationsdaten und Kontaktdaten der meldenden Person sowie ein Ausweisdokument enthalten. Der zweite Umschlag sollte den Betreff des Berichts enthalten. Beide Umschläge sind anschließend in einen dritten Umschlag zu legen, der außen mit „Reserviert für den meldenden Geschäftsführer von Aku Italia srl“ gekennzeichnet und an folgende Adresse adressiert ist: Luca Bandiera, Rechtsanwalt, Via Giacomo Camillo De Carlo, 3, 31100 Treviso.

Sämtliche Unterlagen, die sich auf die gemeldeten Fakten beziehen, sowie die Ergebnisse bereits durchgeführter Untersuchungen müssen dem Berichtsmanager zur Bewertung vorgelegt werden.

VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN – DATENSCHUTZRICHTLINIE

Jegliche Verarbeitung personenbezogener Daten von Personen, die an internen Meldungen beteiligt sind (wie z. B. Meldepflichtige, Koordinatoren, Berichtsmanager und natürliche Personen, die in der internen Meldung als Personen genannt werden, denen der gemeldete Verstoß zuzurechnen ist oder die in irgendeiner Weise an dem gemeldeten Verstoß beteiligt sind), erfolgt durch AKU ITALIA SRL als Datenverantwortlichen gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 (nachfolgend „Verordnung“), dem Gesetzesdekret Nr. 196 vom 30. Juni 2003 (nachfolgend „Datenschutzgesetz“) und den anwendbaren Datenschutzgesetzen, insbesondere unter Einhaltung der in den Artikeln 5 und 25 der Verordnung festgelegten Grundsätze.
VERARBEITETE PERSONENBEZOGENE DATEN
Konkret können die personenbezogenen Daten der meldenden Person und/oder die von ihr bereitgestellten Daten zu anderen an der internen Meldung beteiligten Personen, wie z. B. allgemeine personenbezogene Daten, personenbezogene Daten besonderer Kategorien (Artikel 9 der Verordnung) und, im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen, personenbezogene Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten (Artikel 10 der Verordnung), mithilfe automatisierter Verfahren oder, falls zutreffend, in Papierform von den für den Empfang oder die Weiterverfolgung interner Meldungen zuständigen Personen verarbeitet werden, die von AKU ITALIA SRL gemäß Artikel 29 und 32 Absatz 4 der Verordnung und Artikel 2-4terdecies des Datenschutzgesetzes ausdrücklich zur Verarbeitung dieser Daten ermächtigt/beauftragt wurden. Es versteht sich von selbst, dass personenbezogene Daten, die für die Bearbeitung eines bestimmten internen Berichts offensichtlich nicht nützlich sind, von AKU ITALIA SRL nicht erhoben werden oder, falls sie versehentlich erhoben werden, unverzüglich gelöscht werden.
Beispielsweise können folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:
• personenbezogene Daten der meldenden Person (z. B. Name, Nachname);
• berufliche Daten der meldepflichtigen Person (z. B. Funktion im Unternehmen);
• alle Informationen über die gemeldete Person oder andere interessierte Parteien, die die meldende Person in dem Bericht angeben möchte, um diesen besser in den Kontext zu setzen;
• die Informationen, die die gemeldete Person oder andere interessierte Parteien im Zusammenhang mit der Bearbeitung der Meldung mitteilen.

Bitte beachten Sie, dass im Falle einer anonymen Meldung keine Daten der meldenden Person verarbeitet werden.

ZWECK UND RECHTSGRUNDLAGE DER VERARBEITUNG
Die vorgenannten Daten werden ausschließlich zum Zweck des Empfangs und der Verwaltung interner Meldungen sowie für alle anderen notwendigen Tätigkeiten (z. B. das Sammeln nützlicher Informationen zur Überprüfung der Richtigkeit des gemeldeten Sachverhalts) verarbeitet, in Übereinstimmung mit und innerhalb der Grenzen der in Gesetzesdekret 24/2023 festgelegten Verpflichtungen, welches die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung darstellt.
Die Angabe Ihrer persönlichen Daten ist daher zwingend erforderlich; andernfalls ist die Bearbeitung Ihres internen Berichts unmöglich.
Die meldende Person kann in folgenden Fällen um eine gesonderte Einwilligung gebeten werden:
• gemäß Art. 12 Absatz 2 des Dekrets den Manager zu ermächtigen, seine Identität und alle anderen Informationen, aus denen sich diese Identität direkt oder indirekt ableiten lässt, anderen Parteien als dem Manager selbst ausschließlich zum Zweck der Bearbeitung des Berichts mitzuteilen;
• gemäß Art. 14 Absatz 4 des Dekrets, wenn der Bericht mündlich während eines Gesprächs mit dem Geschäftsführer erfolgt, ist er zu Dokumentationszwecken durch Aufzeichnung auf einem geeigneten Speicher- und Abhörgerät oder mittels eines schriftlichen Berichts festzuhalten.
Ferner kann gemäß Artikel 12 Absatz 5 die meldende Person um ihre ausdrückliche Zustimmung zur Offenlegung ihrer Identität zum Zwecke der Verwendung des Berichts in einem Disziplinarverfahren gebeten werden, wenn die Beschwerde ganz oder teilweise auf dem Bericht beruht und die Kenntnis der Identität der meldenden Person für die Verteidigung der Person, gegen die der Disziplinarvorwurf erhoben wurde, unerlässlich ist.

BEHANDLUNGSMETHODEN

Zur Verwaltung von Meldungen hat AKU ITALIA SRL technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, die unabhängig vom verwendeten Kanal den Schutz und die Vertraulichkeit der meldenden Person, der an der Meldung beteiligten Personen sowie des Inhalts der Meldung und der zugehörigen Dokumentation gewährleisten.
Personenbezogene Daten, die für die Bearbeitung einer konkreten Beschwerde eindeutig nicht nützlich sind, werden, falls sie versehentlich erhoben wurden, gelöscht, sobald ihre Relevanz ausgeschlossen werden konnte.

DATENKOMMUNIKATION
In Übereinstimmung mit dem oben genannten Verfahren werden die in internen Berichten übermittelten personenbezogenen Daten ausschließlich vom Verantwortlichen verarbeitet und nicht an Dritte weitergegeben, mit Ausnahme des Zugriffs durch den Anbieter des internen Meldekanals, der gemäß Artikel 28 der Verordnung als Datenverantwortlicher fungiert, und der Weitergabe an die zuständigen Verwaltungs- oder Justizbehörden in Übereinstimmung mit den geltenden Rechtsvorschriften.
Wie oben bereits erwähnt, dürfen die Identität und alle anderen Informationen, aus denen sich diese Identität direkt oder indirekt ableiten lässt, nur mit ausdrücklicher Zustimmung der meldepflichtigen Person an andere Personen als die oben genannten sachkundigen Personen weitergegeben werden.
Personenbezogene Daten, die intern gemeldet werden, werden, sofern nicht gesetzlich anders vorgeschrieben, nicht an Drittländer außerhalb der Europäischen Union weitergegeben oder übermittelt.

Aufbewahrungsfrist
Personenbezogene Daten, die in internen Berichten und zugehörigen Dokumenten übermittelt werden, werden gemäß Artikel 12 des Dekrets und dem in Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe e) der Verordnung festgelegten Grundsatz für die Dauer der Bearbeitung des internen Berichts und in jedem Fall nicht länger als fünf (5) Jahre ab dem Datum der Mitteilung des endgültigen Ergebnisses des Berichtsverfahrens aufbewahrt. Es versteht sich, dass personenbezogene Daten, die offensichtlich nicht für die Bearbeitung eines bestimmten internen Berichts erforderlich sind, von AKU ITALIA SRL nicht erhoben oder, falls sie versehentlich erhoben wurden, unverzüglich gelöscht werden.
RECHTE
Personen, die an der internen Berichterstattung beteiligt sind, können als betroffene Personen die in den Artikeln 15 bis 22 genannten Rechte ausüben, indem sie sich schriftlich an info@aku.it wenden, im Rahmen der Bestimmungen von Artikel 2-undecies des Datenschutzgesetzes und der Verordnung:
Auskunftsrecht: Dies ist das Recht, eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden, und falls ja, eine Kopie der verarbeiteten personenbezogenen Daten sowie folgende Informationen zu erhalten: die Zwecke der Verarbeitung, die Kategorien der verarbeiteten Daten, die Empfänger der Daten, die Speicherdauer der Daten, die Quelle der Daten, die in der DSGVO vorgesehenen Rechte und das Vorhandensein einer automatisierten Entscheidungsfindung.
Recht auf Berichtigung: das Recht, die Berichtigung oder Aktualisierung der sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen;
Recht auf Löschung: das Recht, die Löschung der sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen;
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Dies ist das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten in einem der folgenden Fälle zu verlangen: i) die betroffene Person hat die Richtigkeit der personenbezogenen Daten bestritten; ii) die Verarbeitung ist unrechtmäßig, und die betroffene Person hat die Einschränkung ihrer Nutzung verlangt; iii) die personenbezogenen Daten werden von der betroffenen Person zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt;
Widerspruchsrecht: Das Recht, der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten zu widersprechen;
Recht auf Widerruf der Einwilligung: Dies ist das Recht, die Einwilligung zur Verarbeitung jederzeit hinsichtlich der darauf beruhenden Verarbeitung zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung beeinträchtigt wird;
Recht auf Datenübertragbarkeit: Dies ist das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und deren Übermittlung an einen anderen Empfänger zu verlangen.

Darüber hinaus haben die betroffenen Parteien das Recht, Widerspruch einzulegen, wenn sie der Ansicht sind, dass ihre Daten unter Verstoß gegen die Verordnung verarbeitet werden.
Das Recht, eine Beschwerde bei einer für den Datenschutz zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen. Kontaktdaten des Verantwortlichen und des Datenschutzbeauftragten.
Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten erhalten Sie bei AKU ITALIA SRL per E-Mail an info@aku.it.